Cada vez mais TI esta assumindo grandes responsabilidades nas empresas. Agora, com a NF-e, estamos sentindo o mesmo frio na espinha quando da passagem do bug do milênio , que noves fora, todos sobreviveram. Mas no cenário atual as coisas tem um novo enfoque e literalmente as empresas param se uma implentação tiver qualquer tipo de falha.
Experiencias na implementação:
Nós iniciamos a implementação bem pelo começo, que foi identificar o melhor certificado digital, no nosso caso que usamos servidor com GNU/Linux (Debian), optamos pelo certificado A1 emitido pelo Serpro. O Certificado A1 pode ser exportado para arquivo .pfx, e assim, o sistema consegue trabalhar melhor e com maior velocidade no processo de signing. O A3, por outro lado, necessita de um token e o processo de signing é feito por um algoritmo interno, o que inviabiliza seu uso no caso da Nf-e, além da necessidade de manter o token espetado na máquina.
Testes:
No quesito teste, é preciso ter um envolvimento da empresa e das pessoas envolvidas. O processo da implementação e testes, vejo, é exclusivo da TI. Outras áreas, apesar de responsáveis também, não tem o mesmo conhecimento que a TI detem. Então, vejo as áreas contábeis como apoio importante. Testes na base de clientes e cadastros definitivamente tem que ser feito. Observar as normas de cada Estado da Federação é outro fator importante, já que tudo está especificado no Manual de Integração.
Comunicação
Um fator importante é a comunicação. Externar o que está acontecendo, quais as dificuldades técnicas, quais as sugestões (que são muitas) é importante. Para isso, reuniões e mais reuniões com todas as áreas. No meu caso, a Nf-e fez todo o caminho, deste os testes, comunicação interna e sessão tira duvidas com o Contador. Passou pelos colaboradores internos e vendedores. A última reunião será com transportes, que são as pessoas que recebem o documento antes do cliente final.
Teste Paralelo
Jogo é jogo, treino é treino. Parece redundãncia, mas é isto mesmo. Nos testes tudo vai bem, por isso, deve-se estressar o quanto puder e deixar surgir os problemas nesta fase (e corrigir). Pensar em uma pequena mudança na rotina, por exemplo, no dia da virada da Nota Fiscal para o DANFE, iniciar os processos de importação de dados e faturamento mais cedo, até sentir confiança na velocidade dos envios ao Sefaz. Este quesito creio ser fundamental, já que depende muito da demanda na outra ponta.
Contigência - Formulário de Segurança
Se preparar para o pior e esperar o melhor. O Danfe de contigência, como o nome já diz, é contingência, funciona como um seguro que vai garantir o faturamento e atendimento aos clientes mesmo nos piores dos cenários. Sua empresa ficou sem conexão internet, ou o site do Sefaz passou por dificuldades técnicas. Já ouvi muitos dizerem que Contingência não será preciso. Sinceramente, não é uma atitude muito responsável e observem as normas: se esta no manual de integração, logo faça (ou assuma as responsabilidades por sua falta).
Escolha do Modelo do Danfe - Matricial ou Laser?
Ainda é cedo para saber o que é melhor e sinceramente, depende muito do volume a ser impresso. Para pequenos volumes (até 100 Danfe's por dia), impressoras laser podem ser uma boa opção. Grandes volumes, elevam o custo, pois depende de uma boa máquina e os suprimentos são caros, sem contar ainda com o impacto ambiental. Um outro detalhe a ser considerado é a questão do arquivo de uma das vias do Danfe recomendado por alguns (e bons) Contadores. Apesar que no manual não prevê este arquivo, é interessante até que esta nova cultara dos documentos digitais esteja totalmente incorporada.
Eu defendo ainda a impressão do Danfe na matricial, pelo baixo custo de suprimentos, utilização do parque de impressoras já existentes, qualidade do documento, verso personalizado para os casos de cancelamentos ou devoluções, possibilidade de impressão em duas ou mais vias, baixo impacto ambiental. Outro fator, o Danfe na matricial no primeiro momento não vai causar grande impacto no cliente final, o que pode representar um cuidado melhor com o documento.
O Danfe, em tese, pode ser impresso em papel comum, tipo A4 em impressoras laser. Mas observe suas reais necessidades.
O modelo atual que estou usando pode ser vista aqui, naturalmente sem os campos fixos por questões de privacidade.
Velocidade de impressão
Se você está optando pela impressão nas impressoras laser pela velocidade, pense, seu gargalo NÃO vai ser a impressora e sim o processamento no Sefaz. Por isso, ponto para a impressora matricial. Quando conseguirmos fazer o processamento e envio para o Sefaz em tempo real, ai sim a matricial vai emperrar seu processo. Para este problema, somente matriciais de alta velocidade (ou impressora laser). Outro fator importante, impressoras matriciais comuns são de baixo custo e portanto, faceis de se conseguir e ter como backup.
Considere
Qualquer coisa que se diga sem conhecer, é puro pré-conceito. Mas considere que imporessoras laser consomem bastante energia e por esta razão são inviáveis para serem plugadas em um nobreak, a não ser que você tenha muito dinheiro e possa comprar um nobreak que tenha bala na agulha para aguentar. Já matricial certamente conseguirá operar com certa folga quando faltar energia na rede. Pense nisso.
Certificado Digital
No modo tradicional da nota fiscal, o processo de compra éra mais ou menos visual: você olhava e via que tinha x caixas de notas, ou o responsável pelo faturamento avisava por e-mail. Agora além de eventualmente a compra do DANFE, tem a questão do certificado digital A1, que em hipótese alguma deve ser esquecido de renovar ou comprar um novo. A falta dele implica em não emitir DANFE de qualquer natureza, resumindo, não se vende nada. O mesmo vale para a cadeia de Ceritificado do SCAN que é atualizado com certa frequencia e precisa ser baixado (a cadeia do certificado) no sistema de emissão do DANFE. Este último caso, é avisado por e-mail e no próprio portal do Sefaz e sua falta, o sistema de assinatura do DANFE não vai ter sucesso!
Conclusão
Esta questão ja esta fechando o ciclo para empresas que devem entrar nos próximos meses no ambiente de produção, mas creio, estes tipos de desafios estão só no começo. Ainda temos muito a aprender e usar no ambito da tecnologia eletrônica. Vejo muitas questões do bloqueto eletrônico por exemplo. Em 2010, certamente teremos outras obrigações fiscais na sua versão eletrônica, como o Sped Fiscal, só para citar dois exemplos.
DANFE: Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica
NF-e: Nota Fiscal Eletrônica
SEFAZ: Secretaria da Fazenda
Matricial: impressoras de 9 agulhas exemplo Epson Fx880
SCAN: Sistema de Contingência do Ambiente Nacional
